【医療法務の死角】移転審査で突如牙を剥く「公私混同」の罠。社用車の自宅常置に迫る行政の執念

医療法人の診療所移転（定款変更認可申請）という有事において、経営陣が最も足元をすくわれるのは「日常のどんぶり勘定」です。普段の決算申告では税理士も税務署も深く追求しなかった経理処理が、都道府県の医療整備課による「非営利性の逸脱（役員への利益供与）」という厳格な審査の網にかかり、移転手続きを完全にストップさせます。

今回取り上げるのは「社用車」と「駐車場」の取り扱いです。

帳簿価額1円の車両が移転を阻む

ある医療法人（区をまたいで2km以上離れた場所へ移転するケース）では、帳簿価額が1円まで減価償却された古い社用車が、行政審査における最大の障壁となりました。

この車両は、法人施設のない、理事長の自宅マンション近くの個人名義の駐車場に常置されていました。行政側は、確定申告書の片隅に書かれている「たった一行の記録」を絶対に見逃しません。「法人の資産を理事長が私的に流用しているのではないか」「法人の経費で個人の駐車場代を負担していないか」と、徹底的な疑義を突きつけてきます。

こういうときは、慌てず行政側が抱いている疑念に対し、エビデンスに基づき一つ一つ丁寧に説明していくしかありません。今回のようなケースでは、概ね以下のような説明（説明書の提出）をすることになります。

• 正当な保有理由の証明： パンデミック等の災害時における緊急移動や、公共交通機関では運搬困難な特定機材の臨時運搬など、法人運営上の必要性を明文化する。
• 経費処理の厳格な切り分け： 契約名義が個人であるため、原則として法人の地代家賃としては計上していない事実を示す。
• 特例の論理武装： 新型コロナウイルス感染拡大期など、理事長の安全確保（感染防護）のために通勤利用した期間のみ、事業遂行上必要な経費として計上した合理性を説明する。

■ 「誓約書」による疎明と管理体制の再構築

しかし、行政の疑義が「社用車」に向いた場合、上記の説明だけでは足りません。医療法人が社用車を持つ場合、本来は社内規定（車両管理規程）を設ける必要があります。そのため行政側は、その規定と、規定に基づいて作成された「運行記録簿」の提出を要求してきます。

このケースの法人は、作成義務があることを知らなかったため、当然提出することができませんでした。移転が頓挫しかねない事態ですが、規程の不備等に「悪意（意図的な隠蔽や私的流用）がないこと」を客観的に疎明できれば、事なきを得ることは可能です。

結果としてこの法人は、これまでの管理体制の不備（社内規定の未整備や運転日報の不徹底）を率直に反省し、今後の適正運用を確約する「誓約書」を提出することを条件に、無事認可されました。

具体的には、診療所の移転までに以下の措置を講じることが義務付けられます。

• 「車両管理規程」の絶対的制定： 使用許可基準や安全運転義務を定めた規程を新たに作成し、厳格に運用する。
• 「車両運行記録簿」の備え付け： いつ、誰が、どこへ、何の業務で何キロ走ったのかを逐一記録し、透明性の高い運用を徹底する。

平時の怠慢が引き起こす数千万円の損害

「たかが古い社用車1台のこと」と甘く見てはいけません。

このような説明書や誓約書の作成、行政との度重なる折衝に時間を奪われれば、移転スケジュールは数ヶ月単位で遅延します。旧クリニックの退去期限超過による違約金や、新クリニックの空家賃の二重払いが発生し、法人はあっという間に数千万円単位の損害を被ります。

日常業務において「税務上問題ないから」と放置している法人と個人の曖昧な境界線は、移転という大勝負の直前で行政の強烈な武器に変わります。有事のスケジュールを死守するためには、平時から「行政の目線」で自院の資産管理を冷徹に見直す必要があるのです。